Politique de confidentialité

Littératie Ensemble et la Fondation Littératie Ensemble (collectivement, « Littératie Ensemble » ou « l'organisation ») s'engagent à protéger les renseignements personnels. Par conséquent, Littératie Ensemble adhère aux principes de protection de la vie privée ainsi qu'aux commentaires qui les accompagnent, énoncés ci-dessous (les « principes de protection de la vie privée »).

Dans le cadre de la présente politique, les « renseignements personnels » désignent les renseignements concernant une personne identifiable, mais n'incluent pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d'un employé d'une organisation.

Notre politique et procédure en matière de plaintes

Principe 1 – Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons le contrôle.

La responsabilité de notre conformité aux principes de protection de la vie privée incombe au responsable de la protection de la vie privée, même si d'autres personnes au sein de notre organisation peuvent être chargées de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels.

Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou sous notre garde. Si nous divulguons ou transférons des renseignements personnels à un tiers aux fins de traitement, nous utiliserons des mesures contractuelles ou autres mesures de protection afin d'assurer un niveau de protection comparable.

Principe 2 – Détermination des fins

Nous déterminons les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels.

Ces fins seront limitées à celles qui sont liées au travail de l'organisation et qu'une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances.

Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels concernant nos apprenants, nos bénévoles, nos donateurs et nos employés pour les raisons suivantes :

fournir des services conformément aux fonctions et au mandat de l'organisation;
recueillir des fonds pour l'organisation;
fournir la rémunération et les avantages sociaux aux employés;
gérer et développer continuellement nos activités et nos opérations, y compris les questions liées au personnel et à l'emploi;
respecter les exigences légales et réglementaires.

Si nous envisageons d’utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis à une fin qui n'avait pas été préalablement identifiée, nous identifierons et documenterons cette fin avant une telle utilisation.

Nous ferons des efforts raisonnables pour identifier la fin de la collecte auprès de la personne auprès de laquelle les renseignements personnels sont recueillis, au moment de la collecte ou avant celle-ci, verbalement, par écrit ou selon le contexte.

Lorsque vous visitez notre site Web, aucun renseignement personnel permettant de vous identifier n'est recueilli, sauf si vous choisissez de nous le fournir volontairement. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de protection de la vie privée ni du contenu des sites Web vers lesquels notre site peut contenir des liens.

Principe 3 – Consentement

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu'avec la connaissance et le consentement de la personne concernée, sauf lorsque cela est inapproprié.

Nous demandons le consentement pour l'utilisation ou la divulgation des renseignements au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être demandé après que les renseignements ont été recueillis, mais avant leur utilisation à une fin qui n'avait pas été préalablement identifiée.

La manière dont nous obtenons le consentement, notamment selon qu'il est exprès ou implicite, peut varier en fonction de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée. Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes concernées de toute conséquence liée au retrait de leur consentement.

Nous n'exigerons pas, comme condition de la fourniture de services, qu'une personne consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre des fins légitimes.

Dans certaines circonstances, lorsque la loi le permet ou l'exige, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement de la personne concernée. Ces circonstances comprennent :

les renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat ou qui sont accessibles au public conformément à la réglementation;
lorsque la collecte ou l'utilisation est clairement dans l'intérêt de la personne concernée et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun;
pour enquêter sur une violation d'une entente ou une infraction à une loi;
pour intervenir en réponse à une situation d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;
pour le recouvrement d'une dette;
pour se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d'un tribunal.

Principe 4 – Limitation de la collecte des renseignements personnels

Nous limiterons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ceux qui sont nécessaires aux fins que nous avons identifiées, et nous recueillerons les renseignements personnels par des moyens justes et licites.

Notre collecte de renseignements personnels sera limitée à ceux qui sont nécessaires aux fins que nous avons identifiées. Nous recueillons les renseignements personnels par des moyens justes et licites.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l'exige. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation de ces fins.

Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l'exige. Nous conserverons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation de ces fins.

Seuls nos employés qui ont un besoin professionnel de connaître ces renseignements, ou dont les fonctions l'exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels d'une personne.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour atteindre la fin pour laquelle ils ont été recueillis, ils seront détruits, supprimés ou rendus anonymes, à condition qu'aucune exigence légale n'exige leur conservation continue.

Principe 6 – Exactitude

Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements personnels utilisés de façon continue et ceux utilisés pour prendre une décision concernant une personne sont exacts, complets et à jour.

Principe 7 – Mesures de protection

Nous protégerons les renseignements personnels au moyen de mesures de protection adaptées à la sensibilité des renseignements.

Nous utilisons des mesures de protection pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, peu importe le format dans lequel les renseignements sont conservés. Nous veillerons à sensibiliser nos employés à l'importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels, et nous ferons preuve de diligence lors de l'élimination ou de la destruction des renseignements personnels afin d'empêcher que des parties non autorisées y aient accès.

Nos méthodes de protection comprendront :

des mesures physiques (par exemple, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux);
des mesures organisationnelles (par exemple, des autorisations de sécurité et une limitation de l'accès selon le principe du « besoin de savoir »);
des mesures technologiques (par exemple, l'utilisation de mots de passe et du chiffrement).

Principe 8 – Transparence

Nous rendrons facilement accessibles aux personnes concernées les renseignements concernant nos politiques et procédures relatives aux renseignements personnels.

Les renseignements que nous rendrons disponibles comprendront :

la façon d'obtenir l'accès aux renseignements personnels;
le type de renseignements personnels que nous détenons, y compris une description générale de leur utilisation;
des renseignements généraux concernant nos politiques relatives aux renseignements personnels;
la façon de communiquer avec la personne désignée comme responsable de notre conformité en matière de protection de la vie privée.

Principe 9 – Accès individuel

Sur demande écrite, nous informerons une personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et nous lui donnerons accès à ces renseignements. Une personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité de ses renseignements personnels et demander qu'ils soient modifiés, au besoin.

Nous répondrons à la demande écrite d'une personne dans un délai raisonnable et à un coût raisonnable ou sans frais. Nous aiderons toute personne qui nous informe qu'elle a besoin d'aide pour préparer une demande. Nous pouvons exiger qu'une personne fournisse suffisamment de renseignements pour nous permettre de rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels.

Si une personne démontre avec succès que ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous modifierons les renseignements au besoin. Si une contestation n'est pas résolue à la satisfaction de la personne, nous consignerons la nature de la contestation non résolue. Lorsque cela est approprié, les renseignements modifiés ou l'existence de la contestation non résolue, selon le cas, seront transmis aux tiers ayant accès aux renseignements concernés.

Nous pouvons refuser une demande ou ne pas être en mesure de fournir l'accès à tous les renseignements personnels que nous détenons au sujet d'une personne, lorsque la loi le permet ou l'exige. Lorsque cela est permis, les raisons du refus d'accès seront fournies à la personne sur demande.

Exceptions possibles :

les renseignements qui contiennent des références à d'autres personnes ou qui contiennent des renseignements organisationnels confidentiels;
lorsque ces renseignements ne peuvent pas être séparés du dossier;
les renseignements recueillis dans le cadre d'une enquête sur une violation d'une entente ou dans le cadre d'un processus officiel de résolution de différend;
les renseignements qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat.

Principe 10 – Contestation de la conformité

Toute personne peut adresser une contestation concernant notre conformité à l'un ou l'autre des principes de protection de la vie privée à la personne désignée comme responsable de notre conformité en matière de protection de la vie privée.

Nous examinerons toutes les plaintes écrites. Si nous concluons qu'une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures appropriées, notamment, au besoin, la modification de nos politiques et pratiques. La personne concernée sera informée du résultat de l'enquête concernant sa plainte.

Une personne est encouragée à utiliser notre processus interne d'information et de résolution afin de régler une plainte. Toutefois, une personne peut également demander conseil auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 1.800.282.1376 ou à info@privcom.gc.ca et, s'il y a lieu, déposer une plainte écrite auprès de cet organisme.

Au Québec, une personne peut également demander conseil auprès du Ministère des relations avec les citoyens et de l'immigration : Direction des communications au 514-873-4546 ou à direction.communications@mrci.gouv.qc.ca

Notre objectif est de protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant notre politique de confidentialité ou nos procédures relatives à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec Lalit Varma, notre responsable de la protection de la vie privée : lvarma @litteratieensemble.ca